Referans Araştırması Nedir? Nasıl yapılır?

Referans araştırmaları, iş görüşmelerinde genellikle ilk mülakat aşamasından sonra adayın verdiği bilgilerin doğrulanması ve aday hakkında daha fazla bilgi edinilmesi gibi benzer çeşitli hedefleri sağlamak amaçlı yürütülen süreçtir. Bu süreç, adayın iş başvuru formunda ve öz geçmişinde bildirdiği kişilerle veyahut eski iş yerindeki yöneticileri ya da arkadaşlarıyla yüz yüze, telefonda ve ya bir referans mektubu temin edinilmesi şeklinde yürütülebilir. Genellikle adayın aktif çalıştığı bir iş yeri varsa; aday, bu iş yerinden yöneticisi veya iş arkadaşından referans bilgisi alınmasını yeni iş arayışının hoş karşılanmama olasılığı olduğundan dolayı istemeyebilir. O yüzden referans araştırması için görüşülmemesi istenilen biri varsa bunun adaya sorulması doğru olacaktır.

Genellikle adayın referans araştırması için verdiği şahıslar aday hakkında olumsuz bilgi vermeme yönünde davranış gösterebilir. Fakat bu demek değildir ki adayın bize verdiği adayların aranması önemsizdir. Adayın eski iş yerindeki veya çeşitli diğer referanslarıyla görüşülüp ayrıca adayın kendi verdiği referanslarla karşılaştırması yapılarak bir çeşit çapraz sorgulamayla bilginin doğruluğu anlaşılabilmektedir. O yüzden adayın vereceği adayların da büyük önemi bulunmaktadır. En az iki kişiyle bir form aracılığıyla yazılı olarak bu araştırmanın yerine getirilmesi makul ve doğru olacaktır. Referans araştırması sosyal ağlar üzerinden de yapılabilir. Adaya ait hesaplar üzerinde yapılan incelemeler aday hakkında önemli fikirler verebilecektir.   

Referans araştırmalarında aşağıdaki konular ve sorular üzerinden sorular sorulabileceği gibi bu adayla tekrar çalışmak ister miydiniz gibi benzeri bazı kilit sorularda sorulabilir. Çünkü, referans bilgisi için başvurulan kişi çok aşırı olumlu ya da olumsuz ifadeler kullanmak suretiyle görüşmeciyi duygusal olarak etkilemeye çalışabilir (1).

Referans Araştırması konu ve soruları

1- İşe başlama ve ayrılma tarihleri

2- Bağlı olduğu bölüm ve görevi

3- İşten ayrılma gerekçesi

4- İşe karşı istek ve gayretliliği

5- Çözüm üretme becerisi

6- Ast ve üstleriyle iletişimi

7- Güvenilirliği

8- Takım çalışmasına yatkınlığı

9- Müşteri odaklılığı

10- İş kurallarına uyumluluğu

Referans araştırmaları önem derecesi yüksek uygulamalardır. Personel seçme ve yerleştirme süreçlerinin doyurucu işlemesinde kilit rol oynamaktadır. İleride yaşanabilecek problemlerin referans araştırmasıyla tespit edilerek önüne geçilebilecektir. Aksi taktirde zarar ortaya çıkacak ve referans araştırmasının önemi bir kez daha rahatlıkla anlaşılabilecektir.

KAYNAKLAR

1- Barutçugil, İsmet, "Stratejik ve Stratefik olmayan İ.K. Yönetimi" Beta Yayın Basım, 2004, İstanbul.

Personel Seçme ve Yerleştirme Süreçleri

Personel seçme ve yerleştirme süreçleri kurumların en çok önem vermesi gereken süreçlerin başında gelmektedir. Çünkü her şey işe alımla başlar ve doğru bir işe alım işin doğru yürümesi anlamına gelmektedir. Mesela, yürütülecek göreve ait beklentilerin belirlenmemiş olduğu var sayıldığında yani nasıl bir görev olacağı ortaya çıkartılmamış olursa işe alınacak kişinin o işe uygunluğu verimli ve doğru bir şekilde ölçülebilmesi olanaksızlaşacaktır. İşte burada iş analizleri devreye girmektedir. Bir pozisyonunun nasıl olduğu ne gibi gereklere, ne gibi yetkinliklere ve ne gibi sınırlara sahip olduğu gibi çeşitli bir çok bilgi iş analizleriyle belirleriz. İş analizleri üzerinden belirlenecek görev tanımları bizim o işe ait kriterlerimizin yazılı olarak ortaya dökmemiz anlamına gelmektedir. Personel seçme sürecinin amaçlarından biri doğru işe doğru çalışanı almaktır. Anlatıldığı gibi doğru işe doğru bir alım yapıldığı zaman işler doğru ve verimli olarak yürüyebilecek ve kuruma fayda sağlanmış olacaktır. O yüzdendir ki personel seçme ve yerleştirme süreçleri yoğun emek ve titizlik gerektiren kurumların en önemli insan kaynakları uygulamalarından biri olmaktadır.

Personel seçme ve yerleştirm süreçlerinin bir başka boyutu da firmanın temsil edilmesi anlamını taşımaktadır. Bu temsil etme durumu bir çeşit reklam gibi düşünülebilir. Çünkü iyi bir temsil biçimi sonucunda iyi izlenimler oluşabilecek ve iş yaşamında iş görüşmesine katılan adaylar arasında dilden dile dolaşabilecektir. İş görüşmesine gelen birey bir adaydır. İşe kabul edilmesi kesin değildir. Sonuç olumlu, olumsuz ya da ileriye yönelik bir değerlendirme amacına göre olabilir. Bundan dolayı kurumlarda personel seçme ve yerleştirme süreçlerini yöneten insan kaynakları departmanı çalışanlarının temsil becerisi yönü güçlü olmalıdır.

Personel seçme ve yerleştirme süreçleri için iş hayatında edindiğim deneyimlere göre naçizane bir takım önerilerim aşağıda yer almaktadır.

1- İş görüşmesi başlangıcında adaya görüşmenin nasıl ilerleyeceği konusunda bir takım bilgiler verilebilir. Bu bilginin aktarılması adayın farkındalığını arttıracak ve aday kendini daha doğru bir şekilde ifade edebilecektir. Zaman zaman mülakata bir anda başlandığı ve ardı ardına sorular yöneltildiği görülmektedir, buda dolayısıyla pek hoş bir görüntü oluşturmamaktadır. İşe alım yapılacak pozisyona göre mülakat biçimleri değişebilir tabi ki ama bu bilginin aktarılması genellikle iyi olmaktadır.

2- Mülakat süresinin iyi yönetilmesi çok önemli bir husustur. Burada ifade etmek istediğim mülakat zamanlamasının iyi yönetilerek görüşmenin eksik tamamlanmaması anlamına gelmektedir. Mesela, muhasebe pozisyonu için alımı yapılacak bir aday için mülakat öncesi öz geçmişi incelenerek bir takım sorular belirlenmesi mülakat süresinin yönetimi için iyi bir adım olacaktır. mülakat süresinin kısa olması verimli bir görüşme olmaması anlamına gelmektedir. Genellikle ortalama olarak 30-40 dakika civarları ideal bir süredir.

3- Bir çok kurumun ihmal edebildiği konuların başında adaya mülakat sonucunun bildirilmemesi görülmektedir. Kurumların son yıllarda bu hususlara karşı biraz daha hassasiyet gösterdiği de görülmektedir tabiki. Masanın karşı tarafındaki aday gözünden bakarsak mülakata, yeni bir işe kabul edilebilme umuduyla görüşmelere gelindiği çok açık bir gerçektir. Dolayısıyla aday iş görüşmesi sonrasında dört gözle gelecek yanıtı beklemektedir. Bundan dolayı, olumlu ya da olumsuz muhakkak yanıt gönderilmesi ihmal edilmemelidir.

4- Son bir tavsiye olarak da o işe gerçekten en uygun olabilecek adayların görüşmeye davet edilmesidir. Bunu görev tanımındaki kriterler olarak tanımlayabiliriz. Adayın özgeçmişi ne kadar açık ve detaylı olursa bunu belirlemek o kadar kolay olacaktır. Mesela öz geçmiş bilgilerindeki güncelleme tarihi yeni olan bir adayın aktif iş arayışında olduğu şeklinde yorumlayabiliriz.